Être dans l’équipe d’organisation d’une conférence, c’est aussi un sacré boulot !​

Cette page reprend du contenu que j’avais écrit pour le livre, mais où il n’a pas réellement sa place. Je le publie donc ici, où il sera, j’espère, utile.

L’équipe d’organisation d’un évènement, ces personnes qui travaillent, un peu en sous-marin, pour qu’une conférence se passe bien, pour le public, les speakers et les sponsors, fait un travail de dingue ! Et les personnes qui assistent à l’événement ne s’en rendent que rarement compte.

Ci-dessous, quelques éléments qui vous aideront peut-être à réaliser la quantité de boulot qui va derrière l’organisation des conférences auxquelles vous participez… Et qui, j’espère, vous convaincront d’être sympa avec les orgas ;-)

Avant la conférence​

Pour une conférence de deux jours, un public de plusieurs centaines de personnes, deux ou trois tracks en parallèle et plusieurs dizaines de présentations par autant de speakers, le travail commence bien souvent un an avant — ou même encore plus tôt que cela¹ !

Le travail à fournir est énorme !
En ne listant que les premiers points qui me viennent à l’esprit, je pense déjà à :

• Trouver un lieu suffisamment grand et bien agencé pour accueillir l’évènement. Le tarif doit être dans le budget et la localisation doit le rendre accessible en transports en commun.
• Recruter des sponsors pour réduire les couts pour le public. Préparer une salle où ils dresseront des stands et pourront y présenter leurs produits.
• Sélectionner un traiteur ; de bonne qualité ; dont le tarif est couvert par le budget.
• Organiser un diner des conférenciers (quelques dizaines de personnes) et/ou une soirée communautaire (plusieurs centaines de personnes) ; en tenant compte des contraintes de budget et, là aussi, de localisation.
• Créer le programme des conférences. Cela passe souvent par un appel à conférenciers, le filtrage des (plusieurs centaines de) réponses, s’assurer de coller aux attentes du public tant sur les sujets que sur les intervenants et intervenantes.
• Gérer le déplacement et l’hébergement de plusieurs dizaines de personnes : speakers, organisateurs…
• Prévoir l’équipement audio et vidéo des salles, plus peut-être la captation pour enregistrement ou retransmission en live.
• Faire face aux imprévus : speaker qui annule, risque d’attentats qui met l’évènement en péril ou nécessite de recruter du personnel de sécurité au dernier moment…
• Communiquer (réseaux sociaux et autres) pour donner envie à des speakers potentiels de proposer des sujets, pour donner envie à des personnes de venir assister à l’évévement.

Faites le tour des membres d’équipes d’organisation que vous connaissez : je suis sûr d’avoir oublié plein de choses — et je n’ai pas encore parlé du jour J !

Malgré tout, les organisateurs et organisatrices sont là pour vous aider² à faire de l’évènement une réussite. En conséquence, faites leur signe si vous avez des questions ou besoins spécifiques.

Après la conférence​

Après la conférence, l’équipe d’organisation a encore du boulot à fournir !

Bien sûr, il faut ranger le lieu de l’évènement, plier le matériel et les stands de sponsors… Et, plus en lien avec vous, conférencier ou conférencières, je pense aux points suivants :

• S’assurer que tout le monde a pu repartir et rentrer chez soi — tout particulièrement en cas de grève, où il faut parfois organiser une nuit d’hébergement en plus dans l’urgence.
• Collecter les slides de toutes les présentations et vérifier qu’ils sont publiés.
• Monter puis mettre en ligne les vidéos de l’évènement.
• Continuer à communiquer (notamment sur les réseau sociaux) pour montrer que l’événement était une réussite et donner envie au public de (re)venir l’année prochaine.

Les organisateurs sont aussi souvent assez bien placés³ pour vous faire un retour sur votre conférence, voire pour vous donner des conseils pour l’améliorer — ce qui prend aussi du temps.

Et donc ?​

Oh, au fait : bien souvent, pour la plupart des conférences techniques du moins, les orgas sont tous et toutes bénévoles.
Ils et elles font ça sur leur temps libre, le midi, le soir, les weekends !

Donc, soyez sympa avec les orgas :-)